一、管理制度
（一）干部人事档案材料需经组织部、人事处及有关部门审查核实后移交档案室归档。
（二）干部人事档案材料是办理完毕的正式材料，复印、复写件不予归档。
（三）凡干部人事档案中规定人填写的栏目，一定要填写清楚，规定组织盖章的均需加盖公章。组织鉴定、审查结论、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料，须经本人见面签字。任免呈报表和录用、聘用审批表必须注明批准机关名称、时间和文号。出国访问、进修审批表要注明往返时间及目的。
（四）干部人事档案材料必须完整齐全、真实、文字清楚，如不符合归档要求，有关部门要及时补送材料。
（五）干部人事档案材料统一使用标准化的办公用纸，在填写时必须用钢笔，使用碳素和蓝黑墨水。
（六）凡形成干部人事档案材料的部门，在形成正式材料后20天内送交档案馆归档，任何组织、个人不得以任何理由积压和扣留应归档的材料。
（七）归档的干部人事档案材料，必须办理移交手续，一式两份，各执一份存查。
二、查（借）阅制度
（一）利用理由必须符合利用规定，否则不予提供。
（二）查阅干部人事档案必须办理查阅手续，填写“查阅、借阅干部人事档案审批表”，经组织、人事、纪检部门批准盖章后方可查阅。
（三）除组织人事部门因工作需要者外，任何人不得查阅或借用上级和同级干部的档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。如确因需要本人要求看原材料的，须经领导批准由保管人员陪同查阅，但不准翻印或复印。
（四）如要查阅档案某一方面的内容，由管理人员指定查阅相关部分，不得翻阅其它部分。档案查阅人，对档案内容必须严格保密，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分。
（五）查阅、借阅档案人员不得随意圈划、涂改、拆散、折叠、抽换和损坏，未经组织、人事和档案馆部门同意，不得任意摘录、复制。如有遗失或损坏应及时报告。
（六）人事档案原则上不得借出使用，如确因特殊情况必须借出时，需经组织、人事部门批准同意，并在“审批表”上签字，须注明原因、借用期限，用毕立即归还。借档人员途中决不允许携带档案到公共场所，借档人应对档案妥善保管，不准转借，不准给无关人员翻阅。
（七）查借阅档案人员，必须在登记簿上登记其档案材料的名称、查阅内容及归还时间并签名。
（八）查阅档案时，不要吸烟、喝水，防止档案材料污染受损。
三、收集补充制度
（一）干部档案管理部门要经常了解和掌握形成干部档案材料来源的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料。
（二）干部档案管理部门与材料形成部门要建立必要的工作联系制度和材料送交制度。凡组织人事部门形成的归档材料，要在材料形成后30天内送交干部档案管理人员归档；非组织人事部门形成的材料，要在材料形成后40天内送交档案管理部门归档。任何组织、个人不得以任何理由积压、扣留归档材料。
（三）定期对所管的干部档案进行检查，缺少的材料要及时和有关部门联系，尽快补上。
（四）干部档案管理部门，接到干部任免、工资变动通知后，要及时将干部职务变动和工资变动情况登记入档案。
（五）干部档案工作人员必须积极、主动、细心，按照全面、及时的要求既要在立卷前收集齐全，又要在干部档案形成后，及时将新的干部档案材料收入干部档案。
四、鉴别整理销毁制度
（一）鉴别工作应以中央组织部及省市有关规定为依据和准绳，对收集的档案材料进行认真地鉴别，对不应归档的材料妥善处理。
（二）在鉴别工作中，要坚持历史的和辩证的观点，具体问题具体分析，对材料的取舍要严肃慎重，以保持干部档案的真实性和精炼性。
（三）对收集来的材料必须认真鉴别，凡符合归档要求的，应及时归档，每年补充装订一次；不符合归档要求的材料应分情况予以处理。对伪造、涂改档案材料的，要根据情节轻重给予行政处分。
（四）凡是干部档案材料归档或从干部档案里面撤出的材料，必须由专人把关。对比较重要材料的取舍，应请示主管领导。
（五）未经鉴别，任何人都不得私自将材料归档或从干部档案里面撤出材料，违者，应查清情况，追究责任，严肃处理。
（六）鉴别工作应纳入干部档案工作正常业务，随时或定期进行。
（七）不应归入干部档案的材料，应开列详细清单。
（八）整理干部档案要求：认真鉴别，分类准确，编排有序，加工合理，目录清楚，装订整齐。做到完整、真实、条理、精炼、实用。
（九）移交、退还的档案材料必须登记造册，移交人、接收人均应签字以示负责。
（十）干部档案整理后，要认真复核，符合要求后方能装订。
（十一）销毁材料必须是按有关规定应清除的材料和重复无用的材料。
（十二）销毁材料应予以登记，填写“销毁材料清册”，要写全材料名称、数量和材料形成时间，并说明销毁原因。
（十三）销毁材料应单独集中存放，并注意保存好“销毁材料清册”以备查用。
（十四）销毁前必须经有关领导批准审定，完备审批手续后，方可销毁。
（十五）经批准销毁的材料必须注意严格保密，由档案、保密、保卫等部门派人监销。
（十六）干部档案材料销毁，应在“销毁材料清册”上注明销毁日期，并由监销人签字或盖章。
五、转递制度
（一）转递干部档案（干部档案材料）必须做到及时、准确、安全；
（二）干部因工作调动或职务变动等原因，变动单位时，应及时将干部档案转至新档案管理单位；
（三）凡是转出干部档案，应在《转出干部档案登记簿》、《干部档案底册》（卡片）上登记、注明；凡是转出干部档案材料，应在《转出干部档案材料登记簿》上登记；
（四）干部档案（干部档案材料）应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带；
（五）转出干部档案（干部档案材料），逾期一个月未收到回执者，转出单位应予催问，以防丢失。
（六）收到干部档案（干部档案材料），经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。并在《接收干部档案登记薄》（收集干部档案材料登记薄）上登记；
（七）转出的档案必须完整齐全，并符合新的整理规定。对随意扣留材料或分批转出的，一经发现要严肃处理；
（八）当收到不属于本单位人员的档案时，要立即退回原转出单位。
六、保管保密制度
  (一)干部人事档案管理工作，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保干部档案的完整与安全；
（二）档案的存放和编号要条理、科学，便于查找；
（三）要建立坚固的、符合“六防”（防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防高温）标准的专用档案库房，管理档案1000卷以上的做到库房、阅档、办公三室分开，并配置铁质的档案箱、柜或密集架。
（四）档案库房内的空调、去湿、灭火等各项设施要齐全，档案库房和阅档室内要保持清洁、卫生，温度要控制在14C—24C，相对湿度要控制在45%—65%，严禁吸烟和放置易燃易爆等防碍档案安全的物品。
（五）要牢固树立保密观念，不得以任何借口向无关人员提供干部档案或泄露档案内容。对违反者，视情节轻重，进行批评教育或给予必要的处分；
（六）干部人事档案是党的机密。保管干部人事档案的库房为机要重地，无关人员一律不准进入。干部人事档案库房和档案柜、架指定专人管理，管理人员因工作调动时，应办好交接手续。
（七）严禁用电话提供有关干部的全面情况和涉及干部的政治历史或其他重要问题的内容，严禁向亲属、子女、朋友谈论干部档案内容。
（八）严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违犯《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》的，应视情节轻重，予以严肃处理。
（九）要保持高度警惕性，及时检查并堵塞保密工作中的漏洞，严防丢失、泄密事件发生；
（十）要不断研究和改进档案的保管方法及保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化、现代化。
 
七、统计核对制度
（一）档案人员要定期对所保管的干部人事档案及材料进行统计核对，做到簿册齐全，数目清楚，帐档相符。
（二）每季度要对所保管的干部人事档案进行统计，发现问题，及时解决。统计结果要按现职、退（离）休、死亡、转入、转出、正本、副本等项目，形成统计报表。形成的统计数据，要有一定的连续性。
（三）每半年对收集、归档、转出的档案材料以及提供利用等方面的情况进行统计，形成报表。
（四）检查核对干部人事档案每年不少于两次。检查核对档案数量是否与保管范围一致，底册与档案有无出入；检查核对收集工作是否及时全面；发现各种不利于档案管理要求的应及时处理。
八、加强领导
增强档案意识，充分认识干部人事档案管理的重要性，切实加强领导，按照政策规定办事，以保证干部人事档案内容的客观、真实。
九、本制度由学院人事处负责解释。
十、本制度自发文之日起执行。